人を増やす前に「業務の分解」が必要な理由
「仕事が回らない」「残業が増えている」「社員が疲弊している」……。こうした 状況に直面したとき、多くの企業が真っ先に考えるのが「新しい人を採用しよう」と いう解決策です。
確かに深刻な人手不足に悩む企業は多いですが、採用活動に踏み切る前に、必ず 確認しなければならない重要なポイントがあります。それは、「本当に人が足り ないのか、それとも業務の進め方に問題があるのか」という点です。
実は、多くの会社がこの順番を間違えたまま採用を行い、根本的な解決に至って いません。人を増やす前にまずやるべきことは、業務を細かく「分解」することで す。
「営業事務が忙しい」の正体を分解して見極める
例えば、ある経営者から「営業事務の業務が忙しすぎて回らないので、新しく人 を雇いたい」という相談を受けたとします。
ここで重要なのは、「営業事務」という大きなくくりで思考を止めないことで す。その事務職の社員が、日々どのような業務を行っているのかを細かく分解して考 えてみましょう。実際にヒアリングを行うと、以下のような業務が浮き彫りになりま す。
- 請求書作成（月5時間）
- 売上集計（月20時間）
- 会議資料作成
- 問い合わせ対応（月30時間）
さらに詳しく見ていくと、月30時間を占める「問い合わせ対応」の大半が、「過 去の資料はどこにありますか？」「前回の見積書を再送してください」といった社内 からの確認や、定型的な内容だったりします。
つまり、このケースにおいて本質的な問題は「人が足りないこと」ではなく、 「情報整理の仕組みができていないこと」にあるのです。
業務を分解しないまま採用するリスク
もし業務を分解しないまま、場当たり的に人を採用してしまうとどうなるでしょ うか。
非効率な業務プロセスという根本的な問題を抱えたまま人が増えるため、結果と して無駄な作業の総量が増えてしまいます。さらに、新しい人を育てるための「教育コスト」も上乗せされます。
その結果、数ヶ月後にはまた現場から「やっぱり人が足りません」と同じ不満が 上がることになります。非効率な業務を維持するために人を増やし続ける悪循環に陥 ると、人件費だけが膨らみ、企業の利益はまったく増えない体質になってしまいま す。
人材採用までに踏むべき「7つのステップ」
人手不足を感じたとき、本来たどるべき正しい順番は以下の通りです。採用はあ くまで最終手段です。
- 業務の洗い出し：現在行っているすべての業務をリストアップする
- 業務の分解：それぞれの業務を具体的な作業レベルに細分化する
- 工数の測定：どの作業に何時間かかっているかを正確に把握する
- 不要業務の削減：そもそも不要な作業、重複している作業をなくす
- 標準化：誰でも同じクオリティでできるマニュアルやルールを作る
- 自動化：ITツールなどを活用し、手作業をなくす
- 採用：これらをすべて行ってもなお補えない場合に初めて人を雇う
「経理担当をもう1人採用したい」と考えていたある企業では、業務を分解したと ころ、毎月40時間以上を「Excelから別のExcelへの転記作業」に費やしていることが 判明しました。これは人手不足ではなく、明らかに「仕組み不足」です。この会社は 採用を取りやめて業務改善（仕組み化）を実施し、結果として新規採用なしで既存の 業務を十分に回せるようになりました。
まとめ：採用を急ぐ前に自社に問いかけるべきこと
人を増やすことは一見簡単ですが、固定費となる人件費は一度増やすと簡単には 減らせません。本当に人手が必要なのかを見極めるために、まずは以下の問いに答え られるか確認してみてください。
- 「その忙しい仕事を、10個の具体的な作業に分解できますか？」
- 「どの作業に、それぞれ何時間かかっていますか？」
- 「その作業は、本当に今も必要なものですか？」
もしこの質問に明確に答えられないのであれば、今必要なのは「採用活動」では なく「業務分析」です。うわべだけの提案に流されず、まずは自社の業務分解から始 めてみましょう。