心理的安全性を高め、業務日誌で本音を引き出す運用設計

要約：失敗や迷いを安心して書ける文化をつくり、組織の学習力を高める。

「日誌は書かせているが、本音が出てこない」「フィードバックを書くと、部下が萎縮してしまう」。中小企業の管理職の方から、日誌とフィードバック運用についてこのような声をよく伺います。

日誌 × フィードバックを組織学習のエンジンに変えるための前提は、心理的安全性です。安心して失敗や迷いを書ける場であってはじめて、「活きた情報」が集まり、業務改善・離職防止・メンタルケアに役立ちます。

責めない・評価しない安全な場づくり

心理的安全性が低い組織では、日誌は「いいことだけを書く紙」になります。結果として、

トラブルやヒヤリハットが上がってこない
本当に困っていることが見えない
管理職のフィードバックが一方通行になる

という状態になり、せっかくの日誌が“形骸化した報告書”にとどまってしまいます。

ここから抜け出す第一歩は、「責めない・評価しない」ことを日誌の前提ルールにすることです。

「ナイス・バッドニュース」文化：失敗報告を称賛

早期共有を感謝することで、隠蔽を防ぎ、再発防止のナレッジを蓄積。

本来、マネジメントで一番評価すべきなのは、「悪いニュースを、早く・正確に・隠さずに持ってきてくれること」です。

そこでおすすめしたいのが、「ナイス・バッドニュース」文化の導入です。

運用のポイント

日誌での失敗報告・ヒヤリハットには、まず「ありがとう」「ナイスキャッチ」とコメントする
「なぜミスをしたのか」よりも、「なぜ早く共有できたのか」「それがどれだけ助かったか」に焦点を当てる
月次のミーティングなどで、「今月のナイス・バッドニュース」事例を全体共有し、称賛する

“叱られない”を超えて、“報告すると褒められる”状態になると、クレーム・障害・リスク情報がスピーディーに日誌へ上がり、組織全体の再発防止力が高まります。

日誌を叱責の場にしないルール

深刻な指摘は対面で行い、日誌では承認・学びに特化。非同期コミュニケーションの特性を尊重。

メールやチャットと同様に、日誌も非同期コミュニケーション の一種です。非同期で「きつい指摘」や「感情的なコメント」を受け取ると、受け手は防御的になりやすく、本音を書かなくなります。

そこで、次のようなルールを明文化することを推奨します。

日誌で「やらない」こと

感情的な叱責・人格批判
評価（査定）に直結するようなコメント
他メンバーの前での公開“お説教”

日誌で「やる」こと

「気づき・工夫・チャレンジ」の承認
学びの言語化のサポート（「ここの振り返りは良いですね」など）
「この件は対面で話しましょう」という予告程度の指摘

問題が大きい場合や価値観に関わるフィードバックは、必ず1on1や対面の場を設けて、双方向で対話することが大切です。

日誌はあくまで「事実と学びを共有する場」と位置づけ、叱責・評価から切り離すことで、安心して本音を書ける基盤ができます。

承認フィードバックはSBI法で具体化

「状況・行動・影響」に基づく短文フィードバックで、「見てもらえた」実感と信頼を醸成。

承認フィードバックが抽象的だと、受け手は「その場しのぎ」「社交辞令」と受け取りがちです。効果的な承認には、何を、なぜ評価しているのかを具体的に伝えることが重要です。

ここで役立つのが、SBI法です。

SBI（Situation-Behavior-Impact）：
– Situation（状況）
– Behavior（行動）
– Impact（影響）
の3つをセットで伝えるフィードバック手法です。

日誌コメントでのSBI活用例

Situation（状況）
「今日のA社からのクレーム対応の場面で」
Behavior（行動）
「事実関係を先に整理してから、こちらの非を率直に認めた点が」
Impact（影響）
「先方の感情を落ち着かせ、結果として契約継続につながりました。ありがとう。」

このように、2〜3行で構いませんので、

どの場面で
どんな行動を
それがどんな良い影響をもたらしたか

をコメントすると、部下は「きちんと見てもらえている」「ここを続ければ良いのだ」と具体的に理解できます。

日誌フィードバックにSBIを取り入れることで、

承認の質が上がる
上司の期待値が伝わる
同じ行動を他メンバーにも横展開しやすくなる

といった効果が期待できます。

感情ログでメンタル変化を可視化

5段階気分スコアなどにより、焦り・疲労の兆候を早期察知し、適切なケアにつなげる。

業務日誌は、業務内容だけでなく、メンバーのコンディション把握ツールとしても機能します。そのために有効なのが、「感情ログ（気分スコア）」の導入です。

具体的な運用イメージ

日誌フォーマットに「今日の気分：1〜5」の選択欄を追加
– 1：かなりしんどい／限界に近い
– 3：ふつう
– 5：とても調子が良い／充実している
補足欄として「一言コメント」（例：「原因：案件Xの対応でモヤモヤ」など）を任意入力に
管理職は、
– 低スコアが3日以上続く
– 急にスコアが下がる
– 同じ要因が繰り返しコメントされている
といったパターンに注意して見る

ポイントは、一日単位ではなく「一定期間のトレンド」で見ること です。

「最近ずっと2〜3で推移している」
「プロジェクトYが始まってから急に下がった」

といった兆候が見えたら、早めに1on1の場をつくり、仕事量・役割・人間関係などについて丁寧に対話します。

感情ログは、メンタル不調や離職の“前兆”を捉えるレーダーとして、非常に有効です。

評価・人事とは切り離し、学習の場として守る

安心して率直に書ける環境が、質の高い情報収集と組織改善の基盤となる。

最後に極めて重要なポイントが、日誌と評価（人事・査定）を切り離すことです。

もし社員が「日誌に書いたことが査定に響く」と感じてしまうと、

ミスや迷いは書かない（または薄く書く）
チャレンジよりも、無難な行動に流れる
上司にとって“聞きたい本音”ほど、日誌から消える

という事態になります。

実務での工夫

就業規則や運用ガイドラインに、「日誌の内容は原則として人事評価に直結させない」旨を明記
評価面談では、日誌の「結果」ではなく、「日誌を通じた学び・改善のプロセス」を評価対象にする
評価の材料が必要な場合も、
– 売上・KPIなどの数値指標
– プロジェクト成果物
を主とし、日誌は補足材料程度にとどめる

日誌を「正解を書く試験の答案」ではなく、「学びのメモ」として扱うことが、心理的安全性を高め、質の高い情報と気づきが集まる土台になります。

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