業務日誌で本音を引き出すための考え方

心理的安全性を高め、業務日誌で本音を引き出す運用設計 要約：失敗や迷いを安心して書ける文化をつくり、組織の学習 力を高める。 「日誌は書かせているが、本音が出てこない」「フィードバックを書くと、部下 が萎縮してしまう」。中小企業の管理職の方から、日誌とフィードバック運用につい てこのような声をよく伺います。 日誌 × フィードバックを組織学習のエンジンに変えるための 前提は、心理的安全性です。安心して失敗や迷いを書ける場であってはじめて、「活きた情報」が集まり、業務改善・離職防止・メンタルケアに役立ちます。 責めない・評価しない安全な場づくり 心理的安全性が低い組織では、日誌は「いいことだけを書く紙」になります。結 果として、 トラブルやヒヤリハットが上がってこない 本当に困っていることが見えない 管理職のフィードバックが一方通行になる という状態になり、せっかくの日誌が“形骸化した報告書”にとどまってしまいま す。 ここから抜け出す第一歩は、「責めない・評価しない」ことを日誌の前 提ルールにすることです。 「ナイス・バッドニュース」文化：失敗報告を称賛 早期共有を感謝することで、隠蔽を防ぎ、再発防止のナレッジを蓄積。 本来、マネジメントで一番評価すべきなのは、「悪いニュースを、早 く・正確に・隠さずに持ってきてくれること」です。 そこでおすすめしたいのが、「ナイス・バッドニュース」文化の導入です。 運用のポイント 日誌での失敗報告・ヒヤリハットには、まず「ありがとう」「ナイスキャッチ 」とコメントする 「なぜミスをしたのか」よりも、「なぜ早く共有できたのか」「それがどれだ け助かったか」に焦点を当てる 月次のミーティングなどで、「今月のナイス・バッドニュース」事例を全体共 有し、称賛する “叱られない”を超えて、“報告すると褒められる”状態になる と、クレーム・障害・リスク情報がスピーディーに日誌へ上がり、組織全体の再発防 止力が高まります。 日誌を叱責の場にしないルール 深刻な指摘は対面で行い、日誌では承認・学びに特化。非同期コミュニケーショ ンの特性を尊重。 メールやチャットと同様に、日誌も非同期コミュニケーション の一種です。非同期で「きつい指摘」や「感情的なコメント」を受け取る と、受け手は防御的になりやすく、本音を書かなくなります。 そこで、次のようなルールを明文化することを推奨します。 日誌で「やらない」こと 感情的な叱責・人格批判 評価（査定）に直結するようなコメント 他メンバーの前での公開“お説教” 日誌で「やる」こと 「気づき・工夫・チャレンジ」の承認 学びの言語化のサポート（「ここの振り返りは良いですね」など） 「この件は対面で話しましょう」という予告程度の指摘 問題が大きい場合や価値観に関わるフィードバックは、必ず1on1や対面 の場を設けて、双方向で対話することが大切です。 日誌はあくまで「事実と学びを共有する場」と位置づけ、叱責・評価から切り離 すことで、安心して本音を書ける基盤ができます。 承認フィードバックはSBI法で具体化 「状況・行動・影響」に基づく短文フィードバックで、「見てもらえた」実感と 信頼を醸成。 承認フィードバックが抽象的だと、受け手は「その場しのぎ」「社交辞令」と受 け取りがちです。効果的な承認には、何を、なぜ評価しているのかを具体的 に伝えることが重要です。 ここで役立つのが、SBI法です。 SBI（Situation-Behavior-Impact）：- Situation（状況）- Behavior（行動）- Impact（影響）の3つをセットで伝えるフィードバック手法です。 日誌コメントでのSBI活用例 Situation（状況）「今日のA社からのクレーム対応の 場面で」 Behavior（行動）「事実関係を先に整理してから、こ ちらの非を率直に認めた点が」 Impact（影響）「先方の感情を落ち着かせ、結果とし て契約継続につながりました。ありがとう。」 このように、2〜3行で構いませんので、 どの場面で どんな行動を それがどんな良い影響をもたらしたか をコメントすると、部下は「きちんと見てもらえている」「ここを続け れば良いのだ」と具体的に理解できます。 日誌フィードバックにSBIを取り入れることで、 承認の質が上がる 上司の期待値が伝わる 同じ行動を他メンバーにも横展開しやすくなる といった効果が期待できます。 感情ログでメンタル変化を可視化 5段階気分スコアなどにより、焦り・疲労の兆候を早期察知し、適切なケアにつな げる。 業務日誌は、業務内容だけでなく、メンバーのコンディション把握ツー ルとしても機能します。そのために有効なのが、「感情ログ（気分スコア ）」の導入です。 具体的な運用イメージ 日誌フォーマットに「今日の気分：1〜5」の選択欄を追加- 1：かなりしんどい／限界に近い- 3：ふつう- 5：とても調子が良い／充実している 補足欄として「一言コメント」（例：「原因：案件Xの対応でモヤモヤ」など ）を任意入力に 管理職は、- 低スコアが3日以上続く- 急にスコアが下がる- 同じ要因が繰り返しコメントされているといったパターンに注意して見る ポイントは、一日単位ではなく「一定期間のトレンド」で見ること です。 「最近ずっと2〜3で推移している」 「プロジェクトYが始まってから急に下がった」 といった兆候が見えたら、早めに1on1の場をつくり、仕事量・役割・人間関係な どについて丁寧に対話します。 感情ログは、メンタル不調や離職の“前兆”を捉えるレーダーと して、非常に有効です。 評価・人事とは切り離し、学習の場として守る 安心して率直に書ける環境が、質の高い情報収集と組織改善の基盤となる。 最後に極めて重要なポイントが、日誌と評価（人事・査定）を切り離す ことです。 もし社員が「日誌に書いたことが査定に響く」と感じてしまうと、 ミスや迷いは書かない（または薄く書く） チャレンジよりも、無難な行動に流れる 上司にとって“聞きたい本音”ほど、日誌から消える という事態になります。 実務での工夫 就業規則や運用ガイドラインに、「日誌の内容は原則として人事評価に直結させない」旨を明記 評価面談では、日誌の「結果」ではなく、「日誌を通じた学び・改善のプロセ ス」を評価対象にする 評価の材料が必要な場合も、- 売上・KPIなどの数値指標- プロジェクト成果物を主とし、日誌は補足材料程度にとどめる 日誌を「正解を書く試験の答案」ではなく、「学びのメモ」と して扱うことが、心理的安全性を高め、質の高い情報と気づきが集まる土台になりま す。   便利なビジネスツールを紹介して高額報酬を獲得したい方、アフィリエイトやっ てみませんか？ 続きを読む